Vergaderruimte

Wanneer je wilt gaan vergaderen zijn er enkele zaken van belang. Hieronder vind je enkele tips om in een goede sfeer te kunnen overleggen.

Kosten
Bedenk van te voren hoeveel het budget is voor een vergaderruimte. De kosten kunnen namelijk flink oplopen als je op het laatste moment een locatie kiest en eventueel extra voorzieningen kiest.

Sfeer locatie
Je kunt aan een ambiance denken wanneer je kiest voor een vergaderlocatie bij Wolfslaar. Ga je liever zakelijk of toch informeel vergaderen? Je kunt de vergadering dus een stuk luchtiger aankleden en tegelijkertijd serieus vergaderen. Kies een stijl die bij het bedrijf past.

Bereikbaarheid
Belangrijk bij het plannen van een vergadering is de locatie. Wanneer je een vergadering plant in een moeilijk bereikbare locatie, kan dat vervelend zijn voor de deelnemers. Plan liever een centrale plaats die goed bereikbaar is met de auto, bus en/of fiets. Zo voorkom je dat mensen te laat komen en zodoende belangrijke informatie mislopen.

Mogelijkheden
Bij een grote vergadering kan het erg handig zijn om een planning te maken in een gebouw met genoeg faciliteiten. Denk daarbij aan de opzet van de vergaderzaal:

  • Is de verlichting voldoende?
  • Zijn er genoeg opties om media te kunnen presenteren?
  • Is de ruimte / capaciteit voldoende voor de aanwezigen?
  • Zijn er internetmogelijkheden om online content te presenteren?

Wanneer er meerdere tekortkomingen zijn, kan het vergaderen met diverse content erg lastig worden gemaakt. Bekijk dus liever van te voren of de gebruikte locatie over voldoende mogelijkheden beschikt. Daarbij kan het handig zijn om te kijken of diverse media apparatuur van te voren moeten worden gereserveerd of meegenomen.

Ventileren
Een goed ventilatiesysteem in een dichte ruimte is erg belangrijk, zeker wanneer het aantal personen hoog is en de warmte toeneemt. Dit kan voor een vervelende, drukkende sfeer zorgen als dit niet in orde is, waardoor de vergadering naar alle waarschijnlijkheid niet optimaal zal verlopen en wellicht eerder wordt afgebroken.

Catering
Bij een grote vergadering kan het erg handig zijn om ook te kijken naar de catering mogelijkheden. De meesten zullen graag tijdens een pauze wat willen eten en drinken. Zorg dus ervoor dat je ook een catering vindt om even lekker te kunnen relaxen. Daarbij heb je wel een verschil tussen simpele broodjes of a la carte met een luxer assortiment. Bedenk dus van te voren wat je liever wilt hebben.

Leave a Reply