Reden voor een feestje? Een belangrijke presentatie? Dit moet goed geregeld worden voor je bedrijf. Het is natuurlijk de bedoeling dat dit soepel verloopt en mensen een goede ervaring beleven. Met deze tips zorg je dat het evenement geslaagd wordt.

1. Locatie

Als je weet hoeveel mensen er waarschijnlijk aanwezig zullen zijn, kun je op zoek gaan naar een geschikte locatie. Dit kan in je bedrijfsruimte zelf zijn, maar als je minder voorbereiden en zorgen voor opruimen en eventueel catering wilt, is het huren van een evenementenlocatie of zaal een goed idee. Als je bijvoorbeeld een zaal wilt huren in Antwerpen, kan DOCK 3 je bij van alles helpen.

2. Ontvangst

Of je een locatie elders huurt of een eigen ruimte gebruikt, de ontvangst moet goed verlopen. Het publiek moet weten waar ze heen moeten, het is handig als ze hun jas ergens kunnen ophangen en misschien is het nodig om een flesje water, glas champagne of flyer uit te delen. Indien nodig, dient dit te worden geregeld.

3. Sfeer

De sfeer moet passen bij het evenement. Is het een feestelijke aangelegenheid? Dan is het misschien leuk om de lichten daaraan aan te passen en versiering op te hangen. Als het een (lange) presentatie betreft, is het fijn als mensen een zitplaats hebben, anders is het mogelijk oncomfortabel.

4. Techniek

Als je muziek wilt draaien of een presentatie wilt starten, is het praktisch om dit alvast van tevoren te doen of te testen, zodat je zeker weet dat alles naar behoren werkt. Het is altijd een beetje ongemakkelijk en lachwekkend als er veel mensen aanwezig zijn en iets werkt opeens niet.

5. Catering

Afhankelijk van het type evenement, kan er catering worden geregeld. Als er iets te vieren valt, is het leuk als er mousserende wijn is, als welkomstdrankje of na afloop van een productpresentatie bijvoorbeeld. Het is ook wel zo netjes als de gasten de kans hebben om iets te eten te halen en niet verrekken van de trek (alleen kindjes in Afrika hebben honger).

 

Alle bovenstaande dingen kun je ongeveer wel uitbesteden. Je betaalt dan wel meer, maar als niemand in het bedrijf genoeg tijd heeft om het evenement voor elkaar te maken, is het wel een uitkomst. Evenementenlocaties, zoals Zaalverhuur Antwerpen, kunnen je evenement van A tot Z regelen.

 

Leave a Reply