Urenregistratie is niet leuk voor je medewerkers, maar gaat jullie bedrijf wel veel opleveren wanneer je dit consistent doet. Zo zul je veel sneller factureren, vaker binnen budget blijven en inzichtelijk krijgen waar die uren nu weglekken. Wat moet er in je urenregistratie staan, zodat jij de juiste informatie krijgt? Je leest het in dit blog.

Richt je urenadministratie in op je doelen

De urenregistratie dient een of meerdere van deze doelen:

  • Uren factureren en verantwoorden aan je klanten
  • Inzicht in productiviteit van je team
  • Inzicht in je omzetdoelstellingen

 

Op basis van deze doelen bepaal je welke informatie je minimaal nodig hebt voor je urenregistratie. Is je doel uitsluitend om sneller te factureren, dan volstaat het om alleen de externe uren voor klanten te registeren met een toelichting. Wil je meer leren over efficiënter werken en jouw omzet, dan is het relevant om sluitend uren te schrijven. Sluitend uren schrijven betekent dat je medewerkers alle uren registreren; zowel voor klanten als op interne projecten.

Checklist voor je urenregistratie

Dit is de basis checklist voor je urenregistratie:

 

  • Opdrachtgever (of intern project)
  • Project
  • Taakomschrijving (korte omschrijving wat je hebt gedaan, bijvoorbeeld ‘ontwerpfase’)
  • Wie voert de opdracht uit
  • Urenregistratie

 

Tip: teams die inzicht hebben in hun eigen budgetverbruik, overschrijden tot vijftig procent minder vaak het budget. Wanneer je urenregistratie en het beschikbare budget voor de klant in één overzicht staan, zien je medewerkers precies hoeveel uren zij mogen besteden om binnen het budget van de opdrachtgever te blijven. De online urenregistratie van Simplicate geeft teams dit real-time inzicht.

Analyse van je urenregistratie

De bovenstaande gegevens kun je gebruiken voor analyses over de efficiency en omzet van jouw bedrijf. Wanneer je geen producten maar diensten verkoopt, verdien je alleen geld wanneer je de uren van je medewerkers kunt factureren. Dan zijn productiviteit en declarabiliteit twee belangrijke graadmeters voor een financieel gezond bedrijf. Productiviteit is het percentage uren dat je besteed aan klanten. Interne opdrachten, vergaderingen, onbetaalde uren in een aanbesteding en trainingen volgen zijn geen productieve uren, maar wel noodzakelijk om goede kwaliteit te leveren. Bij financieel gezonde bedrijven is de productiviteit van uitvoerende medewerkers minimaal zeventig procent.

 

Declarabiliteit is het percentage productieve uren dat daadwerkelijk gefactureerd kan worden. Veel managers zonder urenregistratie hebben het gevoel dat er ergens uren weglekken. Maak je bijvoorbeeld extra uren om echt een kwaliteitsproduct neer te zetten, maar je zet dit niet op de factuur, dan moet je deze uren afboeken. Daardoor gaat je declarabiliteit omlaag en maak je het weglekken van uren meetbaar.

 

Wanneer je de productiviteit en declarabiliteit van je team kent, kun je op basis hiervan je mogelijke omzet voor het komende jaar berekenen. Dit geeft je goede handvatten om je doelstellingen over het gehele jaar te berekenen.

Urenregistratie automatiseren

Met een klein team is de urenregistratie in Excel nog te overzien. Maar nemen je opdrachten en medewerkers in aantal toe, dan wordt Excel al snel foutgevoelig en onoverzichtelijk. Groeiende bedrijven kiezen steeds vaker voor automatisering van hun urenregistratie. Dat heeft belangrijke voordelen:

 

  • Online urenregistratie is eenvoudiger voor medewerkers
  • Koppel je urenregistratie aan je facturatie en factureer tot 85% sneller
  • Heldere rapportages geven meer inzicht in jouw omzet en teamprestaties

Succes van urenregistratie start bij eenvoud

De belangrijkste tip om je urenregistratie tot een succes te maken, is eenvoud. Maak het voor medewerkers zo laagdrempelig mogelijk om uren te registeren. Vraag daarom niet te veel details uit, maar registreer alleen wat je écht nodig hebt. Zo blijf je in de flow en krijg je toch alle stuurinformatie om je bedrijf nog succesvoller te maken.

Leave a Reply